دستورالعمل نحوه تاسيس و فعاليت شعب ودفاتر نمايندگي تشكلهاي مردم نهاد ماده يك : درراستاي توسعه فعاليت تشكلهاي مردم نهاد و ارائه خدمات در سطح استانها و شهرها و روستاهاي كشور و همچنين بهرهمندي از ظرفيتهاي جامعه و تعامل باگروههاي هدف ، دستورالعمل نحوه تاسيس شعب ودفاتر نمايندگي تشكلهاي مردم نهاد به شرح زير ابلاغ مي گردد. تشكلهاي مردم نهاد كه حداقل 2 سال از تاريخ ثبت آنها سپري شده است ، درصورت داشتن طرح توجيهي و توانمندي مالي و اجرايي جهت توسعه فعاليت در استانها و شهرستانها ، مي توانند درخواست تاسيس شعبه يا دفتر نمايندگي را به مرجع صدور پروانه فعاليت ارائه كرده و براساس مقررات اين دستورالعمل ، موافقت نامه تاسيس شعبه يا دفترنمايندگي را ازهيات نظارت محل فعاليت(استانداري يا فرمانداري ذيربط) دريافت نمايند. ماده 2 : محدوده فعاليت تشكلهاي مردم نهاد اعم از ملي ، استاني و شهرستاني ، صرفا محدود به دفتر مركزي ، طبق نشاني مندرج در اساسنامه مصوب مي باشد و ايجاد دفتر نمايندگي يا شعب و استقرار هرگونه تشكيلات و دفتر ، در خارج از محدوده مذكور ، مستلزم ارائه تقاضانامه كتبي به مرجع صدور پروانه فعاليت و اخذ موافقت نامه براساس مقررات اين دستورالعمل مي باشد . تشكلهاي مردم نهاد مي توانند صرفا در محدوده فعاليت مندرج در اساسنامه مصوب يا پروانه فعاليت ، اقدام به تاسيس شعب و دفاتر نمايندگي نمايند . تعاريف و مفاهيم : ماده 3 : 1. تشكلهاي مردم نهاد : شامل موسساتي هستند كه به استناد تصويب نامه شماره 27862 /ت 31281 ه مورخ 8/5/84 هيات وزيران ، داراي پروانه فعاليت بوده و به ثبت رسيده اند. 2. مرجع صدور پروانه فعاليت : شامل هيات نظارت كشور ( وزارت كشور) ، هيات نظارت استان ( استانداريها) و هيات نظارت شهرستان (فرمانداريها) مي باشد. 3. تشكل مركزي : تشكلهاي مردم نهاد كه اقدام به تاسيس شعبه يا دفتر نمايندگي در زير مجموعه خود مي نمايد در اين دستورالعمل بعنوان "تشكل مركزي" تلقي مي شوند . 4. تصويب نامه هيات وزيران : تصويب نامه شماره 27862 /ت 31281 ه مورخ 8/5/84 هيات وزيران (آئين نامه اجرايي تاسيس و فعاليت سازمانهاي غيردولتي) . 5. معرفينامه : شامل نامه اي است كه از سوي مرجع صدور پروانه فعاليت تشكل مركزي مبني بر موافقت و معرفي جهت تاسيس شعبه يا دفتر نمايندگي ، خطاب به استانداريها ويا فرمانداريها صادر مي شود . 6. موافقت نامه تاسيس شبعه و دفتر نمايندگي (مجوزشعبه و دفتر نمايندگي) : موافقت نامه شامل مجوزي است كه از سوي استانداريها و فرمانداريهاي سراسر كشور ، جهت تاسيس و آغاز فعاليت شعب و دفاتر نمايندگي ، به شرح فرم پيوست اين دستورالعمل صادر مي گردد . ماده 4 : دفتر نمايندگي : دفتر نمايندگي شامل نهادي است كه به نمايندگي از يك تشكل، در يك محدوده جغرافيايي مشخص براساس شاخصهاي تقسيمات كشوري ، جهت انجام امور مشخص ايجاد مي شود و بعنوان وكيل يا كارگزار تشكل مركزي، عمل مي كند . 1. تاسيس دفتر نمايندگي ، بنابه تصميم هيات مديره تشكل مركزي انجام مي شود . 2. وظايف و اختيارات دفتر نمايندگي ، محدود به اموري است كه به صورت كتبي از سوي تشكل اصلي ابلاغ مي شود . 3. دفتر نمايندگي داراي ماهيت سياستگذاري و تصميم گيري نبوده و صرفا بعنوان يك نهاد اجرايي عمل مي كند . دفتر نمايندگي صرفا مجري طرحها و برنامه هاي ابلاغ شده از سوي هيات مديره تشكل مركزي است . 4. رئيس دفتر نمايندگي از سوي تشكل اصلي منصوب شده و شرح وظايف و اختيارات وي ، در حكم انتصابي قيد مي شود . عزل رئيس دفتر نمايندگي در حيطه اختيارات هيات مديره تشكل مركزي است. 5. رئيس دفتر نمايندگي ، گزارش عملكرد دفتر نمايندگي را به هيات مديره تشكل مركزي ارائه مي كند و در مقابل هيات مديره پاسخگو خواهد بود . 6. نظارت بر فعاليت و عملكرد مالي و اجرايي دفتر نمايندگي ، برعهده هيات مديره و بازرسين تشكل مركزي است . ماده 5 : شعبه : شعبه نهادي است كه از تشكل مركزي منفك شده و ارائه خدمات و اجراي اساسنامه تشكل در يك محدوده جغرافيايي مشخص براساس شاخصهاي تقسيمات كشوري را عهده دار مي شود . شعبه در چهارچوب اساسنامه مصوب تشكل مركزي ، مسئول اتخاذ تصميم و اجراي طرح و برنامه درمحدوده فعاليت شعبه خواهد بود . 1. ايجاد شعبه مستلزم داشتن تعداد 50 نفر عضو تشكل در يك محدوده جغرافيايي مشخص مي باشد كه براي تاسيس شعبه اعلام آمادگي كرده و اقدامات مربوط به تشكيل شعبه را پيگيري مي نمايند. 2. شعب توسط هيات مديره و يا هيات اجرايي و بازرسيني كه توسط اعضاي شعبه انتخاب مي شوند، اداره خواهد شد. هيات مديره بعنوان ركن اجرايي شعبه مي باشد و نظارت بر فعاليت شعب ، توسط بازرسيني كه اعضاي شعبه انتخاب مي كنند اعمال مي شود. 3. هيات مديره و بازرسين شعب ،گزارش عملكرد خود را در مجمع عمومي ساليانه شعبه ،براي اعضاي همان شعبه ارائه مي دهند . 4. هيات مديره شعب مي توانند برنامه هاي تشكل مركزي را درمحدوده فعاليت شعبه به اجرا گذاشته و همچنين درچهارچوب اساسنامه ، راسا برنامه هايي را تصويب وبه اجرا درآورند . 5. هيات مديره و بازرسين شعب در مقابل مجمع عمومي تشكل مركزي پاسخگو خواهند بود و موظف به اجراي مصوبات آن هستند . ماده 6 : شعب تشكلهاي مردم نهاد درارتباط با تشكل مركزي بر 2 نوع تقسيم بندي مي شوند : · الف : شعبي كه در مجامع عمومي تشكل مركزي، داراي حق راي و حق انتخاب شدن مي باشند . دراينگونه تشكلها ، هركدام از شعب ، نمايندگاني را جهت شركت در مجامع عمومي تشكل مركزي معرفي مي نمايند. · ب : شعبي كه درمجامع عمومي تشكل مركزي ، داراي حق راي نمي باشند . نوع شعب بايد دراساسنامه يا آئين نامه داخلي تشكل مركزي معين شده و مقررات مربوط به نحوه تعامل و همكاري آنها با تشكل مركزي ، توسط هيات مديره تدوين و به تصويب مجمع عمومي تشكل مركزي برسد. تبصره : تاسيس شعبه صرفا درخصوص تشكلهايي كه داراي ساختار عضوپذير هستند ميسر مي باشد و تشكلهاي هيات امنايي صرفا مي توانند درخصوص تاسيس دفتر نمايندگي اقدام كنند. ماده 7 : روند صدور موافقت نامه تاسيس و فعاليت شعب و دفتر نمايندگي : براي تاسيس دفتر نمايندگي و شعبه ، هيات مديره تشكل مركزي بايد اقدامات زير را انجام دهد : 1. ارائه درخواست تاسيس شعبه يا دفتر نمايندگي توسط هيات مديره تشكل مركزي به مرجع صدور پروانه فعاليت و اخذ معرفينامه براي استانداري يا فرمانداري محل فعاليت شعبه يا دفتر نمايندگي. 2. ارائه مدارك مورد نياز شامل تصوير پروانه فعاليت معتبر ، آگهي ثبت اسامي هيات مديره و بازرسين به تاريخ حداكثر 2 سال اخير و طرح توجيهي درخصوص ضرورت تاسيس شعبه و دفتر نمايندگي . 3. تشكل هاي متقاضي بايد به تكاليف خود در زمينه ارائه گزارش عملكرد مالي و اجرايي ساليانه و برگزاري مجامع عمومي ساليانه ، در طول 2 سال اخير اقدام ، نموده باشند. 4. درخصوص موسسات خيريه و حمايتي ، تاسيس شعبه و دفتر نمايندگي ، مستلزم تعيين حسابرس رسمي مستقل، براي ارزيابي بر عملكردمالي و اجرايي تشكل خواهد بود. ماده8 : پس از دريافت مدارك مذكور ، مرجع صدور پروانه فعاليت تشكل مركزي موظف است حداكثر ظرف مدت 10 روز، اتخاذ تصميم نموده و در صورت موافقت ، نسبت به صدور معرفينامه به هيات نظارت ذيربط اقدام نمايد. ماده 9 : هيات هاي نظارت استان و شهرستان(استانداريها و فرمانداريها) كه محدوده فعاليت شعبه يا دفتر نمايندگي درآن واقع شده است ، موظف هستند حداكثر ظرف مدت يك ماه از تاريخ دريافت معرفينامه مرجع صدور پروانه فعاليت تشكل مركزي ، به درخواست متقاضيان رسيدگي نموده و درخصوص تشكيل پرونده و اخذ استعلامات اقدام نمايند. اخذ موافقت هيات هاي مذكور براي تاسيس شعب و دفاتر نمايندگي كليه تشكل ها الزامي است و هيات هاي نظارت موظفند از ادامه فعاليت شعب و دفاتر نمايندگي فاقد مجوز(فاقدموافقت نامه) ، جلوگيري بعمل آورند . ماده 10 : براي تاسيس شعب و دفاتر نمايندگي استعلام صلاحيت "سياسي و امنيتي" و "انتظامي و اخلاقي" و "دادگستري" بشرح زير صورت مي پذيرد . مراجع استعلام شونده موظف هستند حداكثر ظرف مدت يك ماه از تاريخ استعلام، پاسخ خود را اعلام نمايند ، عدم وصول پاسخ ظرف مدت يك ماه بمنزله موافقت تلقي مي شود : - درخصوص دفاتر نمايندگي ، اخذ استعلامات صرفا در خصوص مسئول دفتر نمايندگي انجام مي شود . - درخصوص شعب ، اخذ استعلامات در خصوص اعضاي هيات مديره ، مديرعامل و بازرسين شعبه انجام مي شود . ماده 11 : مدارك لازم براي تشكيل پرونده شعب و دفاتر نمايندگي به شرح زير است : · يك نسخه تصوير پروانه فعاليت تشكل مركزي · يك نسخه تصوير آگهي تاسيس و ثبت آخرين تغييرات تشكل مركزي · معرفينامه مرجع صدور پروانه فعاليت تشكل مركزي · مصوبه هيات مديره تشكل مركزي براي تاسيس شعبه يا دفتر نمايندگي · تصوير شناسنامه ، كارت ملي و 3 قطعه عكس مسئول دفتر نمايندگي يا هيات مديره و بازرسين شعب. ماده 12 : پس از تاسيس شعبه و يا دفتر نمايندگي ، هيات مديره تشكل مركزي موظف است ؛ مشخصات شعب و دفاتر نمايندگي را در اساسنامه تشكل قيد نموده و تغييرات اساسنامه را در "اداره ثبت شركتها و موسسات غيرتجاري" به ثبت برساند. ماده 13 : نظارت بر فعاليت و ارزيابي عملكرد شعب و دفاتر نمايندگي : شعب و دفاتر نمايندگي موظف هستند گزارش عملكرد مالي و اجرايي ساليانه را به هيات نظارت صادر كننده موافقت نامه فعاليت ارائه نمايند . نظارت برفعاليت و ارزيابي عملكرد شعب و دفاتر نمايندگي تشكلهاي مردم نهاد ، برعهده فرمانداري و استانداري صادركننده موافقت نامه شعبه و دفتر نمايندگي مي باشد . ماده 14 : درخصوص شعب و دفاتر نمايندگي "موسسات خيريه و حمايتي" كه در خصوص جمع آوري كمك هاي مردمي فعاليت مي نمايند ، كليه منابع مالي حاصل از فعاليت ، در محل فعاليت شعبه و دفتر نمايندگي، هزينه خواهد شد. عملكرد مالي اينگونه شعب و دفاترنمايندگي برحسب استانداردهاي حسابداري در دفاتر مالي ثبت مي شود و خدمات ارائه شده به گروه هدف مي بايست در دفاتر مخصوص ، ثبت و نگهداري شود. ماده 15 : باعنايت به ماهيت غيرانتفاعي و غيرتجاري تشكلهاي مردم نهاد ، اخذ هرگونه وجه در ازاي واگذاري امتياز شعبه يا دفتر نمايندگي و همچنين انتقال هرگونه وجه از طريق شعب و دفاتر نمايندگي به تشكل اصلي ممنوع بوده و تخلف از اين ماده منجر به ابطال موافقت نامه فعاليت شعبه يا دفتر نمايندگي خواهد شد. ماده 16 : دفاتر نمايندگي و شعب داراي اساسنامه مستقل نبوده و كليه فعاليتهاي آنها مستند به اساسنامه تشكل اصلي (تشكل مركزي) انجام مي شود . ماده 17 : شعب و دفاتر نمايندگي تشكل ها ، نمي توانند در زيرمجموعه خود ، شعبه يا دفتر نمايندگي ايجاد كنند . ماده 18 : انحلال شعب و دفاتر نمايندگي به دو شكل انجام خواهد شد : انحلال اختياري : انحلال اختياري دفتر نمايندگي و شعبه ، با تصويب مجمع عمومي تشكل مركزي امكانپذير است . درخواست انحلال اختياري مي تواند از سوي دفتر نمايندگي ، شعبه و يا هيات مديره تشكل مركزي به مجمع عمومي پيشنهاد شود. انحلال اجباري : درصورت عدم رعايت قوانين و مقررات جاري كشور و يا عدم رعايت مفاد اين دستورالعمل از سوي شعب و دفاتر نمايندگي و يا تشكل مركزي ، هيات هاي نظارت مي توانند به موضوع رسيدگي نموده و موافقت نامه شعبه يا دفتر نمايندگي را باطل نمايند. ماده 19 : دفاتر نمايندگي و شعب ، داراي پروانه فعاليت و شخصيت حقوقي مستقل نمي باشند و دراين رابطه وابسته به تشكل مركزي خواهند بود . درصورت موافقت با تاسيس شعبه و دفتر نمايندگي ، "موافقت نامه" هيات نظارت استان يا شهرستان ذيربط ، طبق فرم پيوست اين دستورالعمل صادر مي شود. ماده20 : موضوع فعاليت شعب و دفاتر نمايندگي ، مطابق با موضوع فعاليت مندرج در پروانه فعاليت تشكل مركزي مي باشد و عنوان آن در موافقت نامه شعبه يا دفترنمايندگي درج خواهد شد . براين اساس مسئولين دفتر نمايندگي و شعب مي بايست از متخصصين و يا ذينفعان مرتبط با موضوع فعاليت تشكل باشند. ماده 21 : هيات مديره تشكلهايي كه قصد ايجاد شعبه و دفتر نمايندگي دارند مي بايست مقررات مربوط به روند تاسيس و نظارت بر فعاليت شعب و دفاتر نمايندگي را در قالب "دستورالعمل يا آئين نامه داخلي " تنظيم نموده و پس از تصويب مجمع عمومي تشكل به مورد اجرا گذاشته شود. ماده 22 : ايجاد شعبه يا دفتر نمايندگي در خارج از كشور ، مستلزم اخذ مجوز از كميته تخصصي مندرج در ماده 29 تصويب نامه هيات وزيران ، مي باشد و علاوه بر شرايط مندرج در ماده 7 اين دستورالعمل ، مي بايست مدارك زير به دبيرخانه كميته مذكور مستقر در وزارت كشور ارائه شود : - طرح توجيهي جهت فعاليت در خارج از كشور - طرح توجيهي مبني بر نحوه تامين منابع مالي و اجرايي موردنياز براي فعاليت در خارج از كشور - مشخص نمودن گروه هدف و مخاطبين در خارج از كشور - مشخصات مسئول دفتر نمايندگي يا شعبه . ماده 23 : ايجاد شعبه يا دفتر نمايندگي توسط سازمانهاي مردم نهاد خارجي (NGOs خارجي ) در كشور ايران ، مستلزم اخذ مجوز از كميته تخصصي مندرج در ماده 29 تصويب نامه هيات وزيران ، مي باشد . شناسايي NGOs خارجي و صدور مجوز بر اساس شرايط و مدارك ذيل مي باشد : الف – سازمان در يكي از كشورهاي جهان رسما به ثبت رسيده و داراي ماهيت غيردولتي ، غيرانتفاعي ، غيرسياسي و عام المنفعه باشد . ب – داشتن اساسنامه و آگهي ثبت (به 2 زبان فارسي و انگليسي) ، به تائيد وزارت خارجه جمهوري اسلامي ايران ج – عدم مغايرت اهداف و فعاليت ها با قوانين و مقررات جمهوري اسلامي ايران . د – ارائه پروژه و طرح توجيهي جهت فعاليت در كشور ايران . ه – يك نسخه گزارش عملكرد و سوابق فعاليتهاي موسسه . تبصره : ثبت شخصيت حقوقي شعب و دفاتر نمايندگي موسسات مشمول اين ماده ، براساس قوانين و مقررات جاري كشور انجام خواهد شد. ماده 24 : كليه تشكلهاي مردم نهاد كه قبل از تصويب اين دستورالعمل ، داراي شعبه يا دفتر نمايندگي بوده و تاكنون نسبت به اخذ مجوز(موافقت نامه) از هيات نظارت محل فعاليت شعبه يا دفتر نمايندگي اقدام ننموده اند ، مي بايست حداكثر ظرف مدت6 ماه ، به دبيرخانه هيات نظارت ذيربط مستقر در استانداري يا فرمانداري محل فعاليت شعبه يا دفتر نمايندگي مراجعه كرده و طبق مقررات اين دستوالعمل ، درخصوص دريافت موافقت نامه شعبه يا دفتر نمايندگي اقدام نمايند. ماده 25 : اين دستورالعمل مشتمل بر تعداد 25 ماده ، 2 تبصره و يك پيوست ( نمونه موافقت نامه تاسيس و فعاليت دفتر نمايندگي و شعب تشكلهاي مردم نهاد) در جلسه مورخ 22/8/1395 "هيات نظارت كشور" به تصويب رسيد و براي كليه تشكلهاي مردم نهاد و هيات هاي نظارت لازم الاجراست. رئيس هيات نظارت كشور بسمه تعالي موافقت نامه تاسيس و فعاليت دفتر نمايندگي و شعب تشكلهاي مردم نهاد باعنايت به درخواست موسسه ......................................................................................... به شماره ثبت........................................ ، مبني بر تاسيس شعبه / دفتر نمايندگي موسسه مذكور در شهرستان / استان .................................................................. و معرفي نامه شماره ............................................................. مورخ .............................................................................. وزارت كشور/استانداري ، موضوع در جلسه شماره .................................... .مورخ ............................... هيات نظارت استان / شهرستان ....................................................................................................... مطرح و با فعاليت شعبه / دفترنمايندگي مذكور موافقت گرديد. مدت اعتبار اين موافقت نامه از تاريخ صدور به مدت يك سال مي باشد و موضوع فعاليت شعبه / دفترنمايندگي در موضوع ...................................................................................................................................... متمركز خواهد بود. مشخصات هيات مديره شعبه / يا/ رئيس دفتر نمايندگي : ........................................................................................................................................................... نشاني شعبه / دفتر نمايندگي : ........................................................................................................................................................... رئيس هيات نظارت استان/شهرستان امضا – مهر |