دستورالعمل نحوه  تاسيس و فعاليت شعب ودفاتر نمايندگي تشكلهاي  مردم نهاد

 ماده يك  :

درراستاي توسعه فعاليت تشكلهاي  مردم نهاد و ارائه خدمات در سطح استانها و شهرها و روستاهاي كشور و همچنين بهره‌مندي از ظرفيت‌هاي جامعه و تعامل باگروههاي هدف ، دستورالعمل  نحوه تاسيس شعب ودفاتر نمايندگي تشكلهاي مردم نهاد به شرح زير ابلاغ مي گردد.

 تشكلهاي  مردم نهاد كه حداقل 2 سال از تاريخ ثبت آنها سپري شده است ، درصورت داشتن طرح توجيهي و توانمندي مالي و اجرايي جهت توسعه فعاليت در استانها و شهرستانها  ، مي توانند درخواست تاسيس شعبه يا دفتر نمايندگي را به  مرجع صدور پروانه فعاليت ارائه كرده و براساس مقررات اين دستورالعمل ، موافقت نامه تاسيس شعبه يا دفترنمايندگي را ازهيات نظارت محل فعاليت(استانداري يا فرمانداري ذيربط)  دريافت نمايند. 

ماده 2 :

محدوده فعاليت تشكلهاي مردم نهاد اعم از ملي ، استاني و شهرستاني ، صرفا محدود به دفتر مركزي ، طبق نشاني مندرج در اساسنامه مصوب مي باشد و ايجاد دفتر نمايندگي يا شعب و استقرار هرگونه تشكيلات و دفتر ، در خارج از محدوده مذكور ، مستلزم ارائه تقاضانامه كتبي به مرجع صدور پروانه فعاليت و اخذ موافقت نامه براساس مقررات اين دستورالعمل مي باشد .

تشكلهاي مردم نهاد مي توانند صرفا در محدوده فعاليت مندرج در اساسنامه مصوب يا پروانه فعاليت ، اقدام به تاسيس شعب و دفاتر نمايندگي نمايند  .

تعاريف  و مفاهيم :

ماده 3 :

1.      تشكلهاي مردم نهاد : شامل موسساتي هستند كه به استناد تصويب نامه شماره 27862 /ت 31281 ه مورخ 8/5/84 هيات وزيران ، داراي پروانه فعاليت بوده و به ثبت رسيده اند.

2.      مرجع صدور پروانه فعاليت :  شامل هيات نظارت كشور ( وزارت كشور) ، هيات نظارت استان ( استانداريها) و هيات نظارت شهرستان (فرمانداريها) مي باشد.

3.      تشكل مركزي :  تشكلهاي مردم نهاد كه اقدام به تاسيس شعبه يا دفتر نمايندگي در زير مجموعه خود مي نمايد در اين دستورالعمل بعنوان "تشكل مركزي" تلقي مي شوند .

4.      تصويب نامه هيات وزيران : تصويب نامه شماره 27862 /ت 31281 ه مورخ 8/5/84 هيات وزيران (آئين نامه اجرايي تاسيس و فعاليت سازمانهاي غيردولتي) .

5.      معرفينامه : شامل نامه اي است كه از سوي مرجع صدور پروانه فعاليت تشكل مركزي مبني بر موافقت و معرفي جهت تاسيس شعبه يا دفتر نمايندگي ، خطاب به استانداريها ويا فرمانداريها  صادر مي شود  .

6.      موافقت نامه تاسيس شبعه و دفتر نمايندگي (مجوزشعبه و دفتر نمايندگي) :  موافقت نامه  شامل مجوزي است كه  از سوي استانداريها و  فرمانداريهاي سراسر كشور ، جهت تاسيس و آغاز فعاليت شعب و دفاتر نمايندگي ،  به شرح فرم پيوست اين دستورالعمل صادر مي گردد  .

 ماده 4   : دفتر نمايندگي :

دفتر نمايندگي شامل نهادي است كه به نمايندگي از يك تشكل، در يك محدوده جغرافيايي  مشخص براساس شاخصهاي تقسيمات كشوري ، جهت انجام امور مشخص ايجاد مي شود و  بعنوان وكيل يا كارگزار تشكل مركزي، عمل مي كند .

1.      تاسيس دفتر نمايندگي ، بنابه تصميم هيات مديره تشكل مركزي انجام مي شود .

2.      وظايف و اختيارات دفتر نمايندگي ، محدود به اموري است كه به صورت كتبي  از سوي تشكل اصلي ابلاغ مي شود .

3.      دفتر نمايندگي داراي ماهيت سياستگذاري و تصميم گيري نبوده و صرفا بعنوان يك نهاد اجرايي                  عمل مي كند . دفتر نمايندگي صرفا مجري طرحها و برنامه هاي ابلاغ شده از سوي هيات مديره                 تشكل مركزي  است .

4.      رئيس دفتر نمايندگي  از سوي تشكل اصلي منصوب شده و شرح وظايف و اختيارات وي ، در حكم انتصابي  قيد مي شود .  عزل رئيس دفتر نمايندگي در حيطه اختيارات هيات مديره تشكل مركزي است.

5.      رئيس دفتر نمايندگي ، گزارش عملكرد دفتر نمايندگي را به هيات مديره تشكل مركزي ارائه مي كند و در مقابل هيات مديره پاسخگو خواهد بود .

6.       نظارت بر فعاليت و عملكرد مالي و اجرايي دفتر نمايندگي ، برعهده هيات مديره و بازرسين تشكل مركزي است . 

ماده 5 :  شعبه :

 شعبه نهادي است كه از تشكل مركزي منفك شده و ارائه خدمات و اجراي اساسنامه تشكل در يك محدوده جغرافيايي مشخص   براساس شاخصهاي تقسيمات كشوري  را عهده دار مي شود . شعبه در چهارچوب اساسنامه مصوب تشكل مركزي ، مسئول اتخاذ تصميم  و اجراي طرح و برنامه درمحدوده فعاليت شعبه خواهد بود .

1.      ايجاد شعبه مستلزم داشتن تعداد 50 نفر  عضو تشكل در يك محدوده جغرافيايي مشخص مي باشد  كه براي تاسيس شعبه اعلام آمادگي كرده و اقدامات مربوط به تشكيل شعبه را پيگيري مي نمايند.

2.      شعب توسط هيات مديره و يا هيات اجرايي و بازرسيني كه توسط اعضاي شعبه انتخاب مي شوند،              اداره خواهد شد. هيات مديره بعنوان ركن اجرايي شعبه مي باشد  و نظارت بر فعاليت شعب ، توسط بازرسيني كه اعضاي شعبه انتخاب مي كنند اعمال مي شود.

3.      هيات مديره و بازرسين شعب ،گزارش عملكرد خود را در مجمع عمومي ساليانه شعبه ،براي اعضاي همان شعبه ارائه مي دهند .

4.      هيات مديره شعب مي توانند برنامه هاي تشكل مركزي را درمحدوده فعاليت شعبه به اجرا گذاشته و همچنين درچهارچوب اساسنامه ، راسا برنامه هايي را تصويب وبه اجرا درآورند . 

5.      هيات مديره و بازرسين شعب  در مقابل مجمع عمومي تشكل مركزي  پاسخگو خواهند بود و موظف به اجراي مصوبات آن هستند .

ماده 6 :

 شعب تشكلهاي  مردم نهاد درارتباط با تشكل مركزي بر  2 نوع تقسيم بندي مي شوند :

·        الف : شعبي كه در مجامع عمومي تشكل مركزي، داراي حق راي و حق انتخاب شدن  مي باشند  . دراينگونه  تشكلها ، هركدام از شعب ، نمايندگاني را جهت شركت در مجامع عمومي تشكل مركزي معرفي مي نمايند.

·        ب : شعبي كه درمجامع عمومي تشكل مركزي ، داراي حق راي نمي باشند .

نوع شعب بايد دراساسنامه يا آئين نامه داخلي تشكل مركزي معين شده و مقررات مربوط به نحوه تعامل و همكاري آنها با تشكل مركزي ، توسط هيات مديره تدوين و به تصويب مجمع عمومي تشكل مركزي برسد.

تبصره : تاسيس شعبه صرفا درخصوص تشكلهايي كه داراي ساختار عضوپذير هستند ميسر مي باشد و تشكلهاي هيات امنايي  صرفا مي توانند درخصوص تاسيس دفتر نمايندگي اقدام كنند.

ماده 7 :

روند صدور موافقت نامه تاسيس و  فعاليت  شعب و دفتر نمايندگي  :

براي تاسيس دفتر نمايندگي و شعبه ، هيات مديره تشكل مركزي بايد اقدامات زير را انجام دهد :

1.      ارائه درخواست تاسيس شعبه يا دفتر نمايندگي توسط هيات مديره تشكل مركزي به مرجع صدور پروانه فعاليت  و اخذ معرفينامه براي استانداري يا فرمانداري محل فعاليت شعبه يا دفتر نمايندگي. 

2.      ارائه مدارك مورد نياز شامل تصوير پروانه فعاليت معتبر ، آگهي ثبت اسامي هيات مديره و بازرسين به تاريخ حداكثر 2 سال اخير  و   طرح توجيهي درخصوص ضرورت تاسيس شعبه و دفتر نمايندگي .

3.      تشكل هاي متقاضي بايد به تكاليف خود در زمينه ارائه گزارش عملكرد مالي و  اجرايي ساليانه و برگزاري مجامع عمومي ساليانه  ، در طول 2 سال اخير اقدام ، نموده باشند.

4.      درخصوص موسسات خيريه و حمايتي ، تاسيس شعبه و دفتر نمايندگي ، مستلزم تعيين حسابرس رسمي مستقل، براي ارزيابي بر عملكردمالي و اجرايي تشكل  خواهد بود.

ماده8 :

پس از دريافت مدارك مذكور ، مرجع صدور پروانه فعاليت تشكل مركزي موظف است حداكثر ظرف مدت 10 روز،  اتخاذ تصميم نموده و در صورت موافقت ، نسبت به صدور معرفينامه به هيات نظارت ذيربط  اقدام نمايد.

         ماده 9 :

هيات هاي  نظارت استان  و شهرستان(استانداريها و فرمانداريها)  كه محدوده فعاليت شعبه يا دفتر نمايندگي درآن واقع   شده است ، موظف هستند حداكثر ظرف مدت يك ماه از تاريخ دريافت معرفينامه مرجع صدور پروانه فعاليت تشكل مركزي ، به درخواست متقاضيان رسيدگي نموده و درخصوص تشكيل پرونده و اخذ استعلامات                      اقدام  نمايند.

 اخذ موافقت هيات هاي مذكور براي تاسيس شعب و دفاتر نمايندگي كليه تشكل ها الزامي است و هيات هاي نظارت موظفند  از ادامه فعاليت شعب و دفاتر نمايندگي فاقد مجوز(فاقدموافقت نامه) ،  جلوگيري بعمل آورند .

ماده 10 :

براي تاسيس شعب و دفاتر نمايندگي استعلام صلاحيت "سياسي و امنيتي"  و "انتظامي و اخلاقي"  و "دادگستري" بشرح زير صورت مي پذيرد . مراجع استعلام شونده موظف هستند حداكثر ظرف مدت يك ماه از تاريخ استعلام، پاسخ خود را اعلام نمايند ، عدم وصول پاسخ ظرف مدت يك ماه بمنزله موافقت تلقي مي شود :

-        درخصوص دفاتر نمايندگي ، اخذ استعلامات صرفا در خصوص مسئول دفتر نمايندگي انجام مي شود .

-        درخصوص شعب ، اخذ استعلامات  در خصوص اعضاي هيات مديره ، مديرعامل و بازرسين شعبه             انجام مي شود .

ماده 11 :

مدارك لازم براي تشكيل پرونده شعب و دفاتر نمايندگي به شرح زير است :

·        يك نسخه تصوير پروانه فعاليت تشكل مركزي

·        يك نسخه تصوير آگهي تاسيس و ثبت آخرين تغييرات  تشكل مركزي

·        معرفينامه مرجع صدور پروانه فعاليت تشكل مركزي

·        مصوبه هيات مديره تشكل مركزي براي تاسيس شعبه يا دفتر نمايندگي

·        تصوير شناسنامه ، كارت ملي و 3 قطعه عكس مسئول دفتر نمايندگي يا هيات مديره و بازرسين شعب.

ماده 12 :

پس از تاسيس شعبه و يا دفتر نمايندگي  ، هيات مديره تشكل مركزي موظف است ؛ مشخصات شعب و دفاتر نمايندگي را در اساسنامه  تشكل قيد نموده و تغييرات اساسنامه را  در  "اداره ثبت شركتها و موسسات غيرتجاري"  به ثبت برساند.

ماده 13 :

نظارت بر فعاليت و ارزيابي عملكرد  شعب و دفاتر نمايندگي :

شعب و دفاتر نمايندگي موظف هستند گزارش عملكرد مالي و اجرايي ساليانه را به هيات نظارت صادر كننده موافقت نامه فعاليت ارائه نمايند . نظارت برفعاليت و ارزيابي عملكرد  شعب و  دفاتر نمايندگي تشكلهاي مردم نهاد ، برعهده فرمانداري و استانداري صادركننده  موافقت نامه شعبه و دفتر نمايندگي مي باشد .

ماده 14 :

درخصوص شعب و دفاتر نمايندگي "موسسات خيريه و حمايتي"  كه در خصوص جمع آوري كمك هاي مردمي فعاليت مي نمايند ، كليه منابع مالي حاصل از فعاليت ، در محل فعاليت شعبه و دفتر نمايندگي، هزينه خواهد شد.

عملكرد مالي اينگونه شعب و دفاترنمايندگي برحسب استانداردهاي حسابداري در دفاتر مالي ثبت مي شود و خدمات ارائه شده به گروه هدف مي بايست در دفاتر مخصوص ، ثبت و نگهداري شود.

ماده 15 :

باعنايت به  ماهيت غيرانتفاعي و غيرتجاري تشكلهاي مردم نهاد ، اخذ هرگونه وجه در ازاي واگذاري امتياز شعبه يا دفتر نمايندگي  و همچنين انتقال هرگونه وجه از طريق شعب و دفاتر نمايندگي به تشكل اصلي ممنوع بوده و تخلف از اين ماده منجر به ابطال موافقت نامه فعاليت شعبه يا دفتر نمايندگي خواهد شد.

ماده 16  :

دفاتر نمايندگي و شعب  داراي اساسنامه مستقل نبوده و كليه فعاليتهاي  آنها مستند به اساسنامه تشكل اصلي (تشكل مركزي) انجام مي شود . 

ماده 17 :

شعب و دفاتر نمايندگي تشكل ها ، نمي توانند در زيرمجموعه خود ، شعبه يا دفتر نمايندگي ايجاد كنند .

ماده 18 :

انحلال شعب و دفاتر نمايندگي به دو شكل انجام خواهد شد :

انحلال اختياري : انحلال اختياري دفتر نمايندگي و شعبه ، با تصويب مجمع عمومي تشكل مركزي امكانپذير است . درخواست انحلال اختياري مي تواند از سوي دفتر نمايندگي ، شعبه و يا هيات مديره تشكل مركزي به                      مجمع عمومي  پيشنهاد شود.

انحلال اجباري : درصورت عدم رعايت قوانين و مقررات جاري كشور و يا عدم رعايت مفاد اين دستورالعمل از سوي شعب و دفاتر نمايندگي و يا تشكل مركزي  ، هيات هاي نظارت مي توانند به موضوع رسيدگي نموده و موافقت نامه شعبه يا دفتر نمايندگي را باطل نمايند. 

ماده 19 :

دفاتر نمايندگي و شعب ، داراي پروانه فعاليت و شخصيت حقوقي مستقل نمي باشند و دراين رابطه  وابسته به تشكل   مركزي  خواهند بود .  درصورت موافقت با تاسيس شعبه و دفتر نمايندگي ، "موافقت نامه" هيات نظارت استان يا شهرستان ذيربط ، طبق فرم پيوست اين دستورالعمل صادر مي شود.

ماده20 :

 موضوع فعاليت شعب و دفاتر نمايندگي ، مطابق با موضوع فعاليت مندرج در پروانه فعاليت تشكل مركزي مي باشد و عنوان آن در موافقت نامه شعبه يا دفترنمايندگي درج خواهد شد . براين اساس مسئولين دفتر نمايندگي و شعب مي بايست از متخصصين و يا ذينفعان مرتبط با موضوع فعاليت تشكل باشند.

ماده 21 :

هيات مديره تشكلهايي كه قصد ايجاد شعبه و دفتر نمايندگي دارند مي بايست مقررات مربوط به روند تاسيس و نظارت بر فعاليت شعب و دفاتر نمايندگي را در قالب  "دستورالعمل يا آئين نامه داخلي " تنظيم نموده و پس از تصويب مجمع عمومي تشكل به مورد اجرا گذاشته شود.

ماده 22 :

ايجاد شعبه يا دفتر نمايندگي در خارج از كشور ، مستلزم اخذ مجوز از كميته تخصصي مندرج در ماده 29 تصويب نامه هيات وزيران ، مي باشد و علاوه بر شرايط مندرج  در ماده 7  اين دستورالعمل ، مي بايست مدارك زير به دبيرخانه كميته مذكور مستقر در وزارت كشور  ارائه شود :

-        طرح توجيهي جهت فعاليت در خارج از كشور

-        طرح توجيهي مبني بر نحوه تامين منابع مالي و اجرايي موردنياز براي فعاليت در خارج از كشور

-        مشخص نمودن گروه هدف و مخاطبين در خارج از كشور

-        مشخصات مسئول دفتر نمايندگي يا شعبه  .

ماده 23 :

ايجاد شعبه يا دفتر نمايندگي توسط سازمانهاي مردم نهاد خارجي (NGOs خارجي ) در كشور ايران ،  مستلزم اخذ مجوز از كميته تخصصي مندرج در ماده 29 تصويب نامه هيات وزيران ، مي باشد .  شناسايي  NGOs خارجي و صدور مجوز بر اساس شرايط و مدارك ذيل  مي باشد :

الف –  سازمان در يكي از كشورهاي جهان رسما به ثبت رسيده و داراي ماهيت غيردولتي ، غيرانتفاعي ، غيرسياسي و عام المنفعه باشد .

ب – داشتن اساسنامه و آگهي ثبت (به 2 زبان فارسي و انگليسي)  ، به تائيد وزارت خارجه جمهوري اسلامي ايران 

ج – عدم مغايرت اهداف و فعاليت ها با   قوانين و مقررات جمهوري اسلامي  ايران .

د – ارائه پروژه و  طرح توجيهي جهت فعاليت در كشور ايران .

ه – يك نسخه گزارش عملكرد و سوابق فعاليتهاي موسسه .

تبصره :  ثبت شخصيت حقوقي شعب و دفاتر نمايندگي موسسات مشمول اين ماده ، براساس قوانين و مقررات جاري كشور انجام خواهد شد.

ماده 24 :

كليه تشكلهاي مردم نهاد كه قبل از تصويب اين دستورالعمل ،  داراي شعبه يا دفتر نمايندگي بوده و تاكنون نسبت به اخذ مجوز(موافقت نامه) از هيات نظارت محل فعاليت شعبه يا دفتر نمايندگي اقدام ننموده اند ، مي بايست  حداكثر ظرف مدت6 ماه  ، به دبيرخانه هيات نظارت ذيربط مستقر در استانداري يا فرمانداري محل فعاليت شعبه يا دفتر نمايندگي مراجعه كرده و طبق مقررات اين دستوالعمل ، درخصوص دريافت موافقت نامه شعبه يا دفتر نمايندگي  اقدام نمايند.

ماده 25 :

اين دستورالعمل مشتمل بر تعداد 25 ماده ، 2 تبصره و يك پيوست ( نمونه موافقت نامه تاسيس  و فعاليت   دفتر  نمايندگي   و  شعب تشكلهاي مردم نهاد) در جلسه مورخ   22/8/1395 "هيات نظارت كشور"  به تصويب رسيد و براي كليه تشكلهاي              مردم نهاد و هيات هاي نظارت لازم الاجراست.

رئيس هيات نظارت كشور

بسمه تعالي

موافقت نامه تاسيس  و فعاليت   دفتر  نمايندگي   و  شعب تشكلهاي مردم نهاد

باعنايت به درخواست  موسسه ......................................................................................... به شماره ثبت........................................ ، مبني بر تاسيس شعبه / دفتر نمايندگي  موسسه مذكور در شهرستان / استان .................................................................. و معرفي نامه شماره ............................................................. مورخ .............................................................................. وزارت كشور/استانداري ، موضوع در جلسه شماره ....................................  .مورخ ............................... هيات نظارت استان / شهرستان ....................................................................................................... مطرح و با فعاليت شعبه / دفترنمايندگي مذكور موافقت گرديد.

مدت اعتبار اين موافقت نامه از تاريخ صدور به مدت يك سال مي باشد و موضوع فعاليت شعبه / دفترنمايندگي در موضوع ...................................................................................................................................... متمركز خواهد بود.

مشخصات هيات مديره شعبه / يا/  رئيس دفتر نمايندگي  : ...........................................................................................................................................................

نشاني  شعبه / دفتر نمايندگي : ...........................................................................................................................................................

                                                                                                                     رئيس هيات نظارت استان/شهرستان

                                                                                                                امضا – مهر